Vous envoyez des courriels à de nombreux clients potentiels, mais votre taux de réponse est (désespérément) bas ? Suivre quelques conseils de base vous aidera à rédiger des courriels auxquels on répondra.
Considérant la nouvelle réalité de télétravail de masse, le mode de communication par courriel est plus important que jamais. Or, dans ce contexte trouble, les boîtes de réception risquent d’être plus sollicitées que jamais. Voici quelques conseils pour vous démarquer.
1.Personnaliser l’objet
Pour ouvrir le message, l’interlocuteur doit être intéressé à son contenu. Une bonne idée : mentionner le nom de la personne-ressource (idéalement) ou de l’entreprise dans la ligne « objet » du message. Par exemple, « proposition à l’intention de M. X, PDG de XX ». Attention à ne pas trop en faire non plus : les points d’exclamation ou majuscules en abondance, de même que les titres trop longs, sont à proscrire.
2. Aller droit au but
Les courriels non sollicités attirent rarement l’attention. Il faut donc que les premières lignes du message soient pertinentes et répondent à un besoin. Après vous être nommé, parlez d’un problème qui concerne directement le destinataire et pour lequel vous avez une piste de solution à proposer.
3. Faire court
Inutile d’entrer dans les détails. Le but du message est d’accrocher le lecteur et de mener à un deuxième contact plus détaillé. Dans cette optique, rédigez des paragraphes de trois phrases au maximum et tâchez de vous limiter à deux paragraphes. Par ailleurs, tout en gardant un ton professionnel, il peut être intéressant de piquer la curiosité avec un jeu de mots, une statistique frappante ou une question.
4. Demander une réponse
En conclusion de votre courriel, mentionnez au destinataire que vous aimeriez une réponse de sa part, qu’elle soit positive ou négative. Vous saurez ainsi à quoi vous en tenir et éviterez les relances inutiles. Vous pourriez aussi en profiter pour demander si la personne préfère un suivi téléphonique. De manière générale, inclure une question en fin de message encourage la personne qui le reçoit à répondre.
5. Éviter les fautes !
C’est bien connu, un message qui est mal structuré ou rempli de fautes (ou qui en contient une seule, avouons-le !) peut refroidir le plus intéressé des clients. La qualité de l’écriture est votre première impression, et les erreurs nuisent à l’impression de professionnalisme. Prenez le temps de vous relire et, mieux encore, employez en outre un logiciel de correction.